Privatlivspolitik
Terapeutisk Klinikfællesskab ApS (KTKF)
CVR-nr.: 45443086
Dyrlundsvej 12, baghuset, 1. sal
4600 Køge
E-mail: majabella@ktkf.dk
KTKF er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger om klinikfællesskabets brugere.
Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Terapeutisk Klinikfællesskab ApS (KTKF) behandler personoplysninger om personer, der oprettes som brugere af klinikfællesskabets faciliteter.
Oplysninger om bookinger, betalinger og adgang til klinikken registreres alene i forbindelse med brugeraftaler og anvendelse af vores faciliteter.
Vi behandler de oplysninger, der er nødvendige for at administrere vores aftaler og faciliteter:
1. Hvilke oplysninger behandler vi?
- Navn, kontaktoplysninger og eventuelle virksomhedsoplysninger.
- Brugerprofil, valgte aftaler, bookinger, timesaldo og afbestillinger.
- Fakturaer, betalinger og depositum.
- Tidspunkt, IP-adresse og version af accepterede aftalevilkår.
- Registreringer af brugen af personlige adgangskoder til klinikken.
Oplysningerne modtager vi fra brugeren selv eller registrerer gennem bookingsystemet, faktureringen og adgangssystemet.
2. Hvad bruger vi oplysningerne til?
Vi behandler oplysningerne for at:
- Oprette og administrere brugere og aftaler.
- Håndtere bookinger, betalinger og adgang til klinikken.
- Dokumentere indgåede aftaler.
- Kommunikere om aftaler og bookinger.
- Føre statistik over bookinger og afbestillinger for at sikre rimelig adgang til lokalerne og forebygge misbrug.
- Foretage stikprøvekontrol og kontrol ved mistanke om uberettiget adgang eller brug af lokaler uden booking.
- Overholde lovpligtige regnskabs- og dokumentationskrav.
Ved adgangskontrol kan vi sammenholde registreringer fra dørlåsen med brugerens bookinger. Kontrollen begrænses til det, der er nødvendigt for formålet.
3. Retsgrundlag
Vi behandler personoplysninger efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1:
Litra f: For at varetage vores legitime interesser i sikkerhed, adgangskontrol, forebyggelse af misbrug og dokumentation af aftaleforhold.
Litra b: For at indgå og opfylde aftaler med brugeren.
Litra c: For at overholde retlige forpligtelser, herunder bogføringsregler.
4. Hvem behandler oplysningerne?
Oplysningerne behandles af KTKF og relevante leverandører, herunder:
- Simply.com: Hosting af bookingsystemet.
- Dinero: Fakturering og bogføring.
- Safe: Administration af personlige adgangskoder og adgangsregistreringer.
Andre tekniske leverandører kan behandle oplysninger, når det er nødvendigt for driften, eksempelvis ved udsendelse af e-mails.
Vi indgår databehandleraftaler, hvor det er påkrævet, og deler kun oplysninger, som er nødvendige for den pågældende ydelse.
Hvis oplysninger overføres uden for EU/EØS, sikrer vi et lovligt overførselsgrundlag.
5. Hvor længe opbevarer vi oplysningerne?
Vi opbevarer personoplysninger, så længe de er nødvendige for de formål, de er indsamlet til.
- Bruger- og aftaleoplysninger: Under samarbejdet og efterfølgende i det omfang, det er nødvendigt for at dokumentere aftaler eller håndtere konkrete krav.
- Regnskabsmateriale: I 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.
- Adgangsregistreringer: Som udgangspunkt i 3 måneder, medmindre der er et konkret behov for længere opbevaring, eksempelvis ved undersøgelse af misbrug.
- Booking- og afbestillingshistorik: Under samarbejdet og derefter så længe, oplysningerne er nødvendige for afregning, dokumentation eller behandling af konkrete forhold.
Oplysninger slettes eller anonymiseres, når de ikke længere er nødvendige.
6. Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesreglerne blandt andet ret til indsigt i dine personoplysninger, berigtigelse af urigtige oplysninger og i visse tilfælde sletning, begrænsning af behandling og dataportabilitet.
Du kan desuden gøre indsigelse mod behandling, der sker på baggrund af vores legitime interesser.
Kontakt os på majabella@ktkf.dk, hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder.
Du har ret til at klage til Datatilsynet på www.datatilsynet.dk.
7. Sikkerhed
Vi beskytter oplysningerne gennem relevante sikkerhedsforanstaltninger, herunder personlig brugeradgang og begrænsning af, hvem der har adgang til oplysningerne.
8. Ændringer
Privatlivspolitikken opdateres, når der sker relevante ændringer i vores behandling af personoplysninger. Brugerne informeres om ændringer, når det er nødvendigt.
Senest opdateret: 17. oktober 2026